Трудова книжка залишилася в окупації: як переселенцям підтвердити стаж за новими правилами та отримати пенсію

Війна могла знищити підприємство, архів і трудову книжку, але це не означає, що разом із документами зникають десятиліття роботи переселенців. Законодавство України передбачає інші способи їх підтвердження, а оновлені правила мають допомогти людям захистити право на зароблену пенсію.

Переселенці з Донеччини та Луганщини, які втратили трудові книжки або не можуть отримати документи з підприємств на окупованих територіях, мають право підтвердити роки роботи іншими способами. У серпні та жовтні 2026 року законодавство оновили: розширили можливості використання документів і державних реєстрів та передбачили допомогу Пенсійного фонду в пошуку свідків.

«Вчасно» розповідає, як перевірити свій стаж, що робити, якщо архіви недоступні, та як оформити пенсію.

Для багатьох жителів Маріуполя, Бахмута, Покровська, Сіверськодонецька, Лисичанська та інших окупованих і зруйнованих міст війна означала втрату не лише домівки, а й документів, які підтверджували десятиліття роботи.

Хтось залишив трудову книжку на підприємстві, сподіваючись повернутися через кілька тижнів. У когось вона згоріла разом із будинком. Інші після евакуації з’ясували, що підприємство зруйноване, а його архіви недоступні.

Особливо гостро ця проблема постає перед людьми пенсійного віку. Адже кілька непідтверджених років можуть вплинути не лише на розмір пенсії, а й на можливість отримати її у 60 років.

Втім, відсутність трудової книжки не означає втрату стажу. Його можна підтвердити іншими способами.

Що змінилося у 2026 році

2 серпня 2026 року набув чинності Закон України № 4851-IX, який змінив правила підтвердження страхового стажу. Зокрема, він прямо передбачив можливість використовувати документи про виплату зарплати, банківські транзакції, відомості з електронних систем підприємств, показання свідків і судові рішення.

На виконання цього закону уряд 7 жовтня ухвалив постанову № 1246, яка оновила порядок підтвердження стажу за відсутності трудової книжки.

Водночас частину цих способів використовували й раніше. Тому йдеться не про запровадження всіх механізмів із нуля, а про їхнє законодавче закріплення, уточнення та розширення.

Крім того, закон передбачив зарахування до страхового стажу окремих періодів, за які роботодавець не сплатив внески, якщо він має заборгованість і подав звітність про їх нарахування в установленому розмірі.

Як пояснило Міністерство соціальної політики, зміни мають допомогти, зокрема, людям, які не можуть отримати документи через бойові дії, окупацію або знищення архівів.

Як перевірити свій стаж онлайн і знайти електронну трудову книжку

Перш ніж шукати архіви зруйнованого підприємства, варто перевірити інформацію, яка вже є в Пенсійному фонді.

З 1 січня 2004 року страховий стаж обчислюють переважно за даними персоніфікованого обліку. Перевірити їх можна через вебпортал Пенсійного фонду України.

Для цього потрібно авторизуватися за допомогою електронного підпису, Дія.Підпису або іншого доступного способу та замовити довідку ОК-5.

Документ містить інформацію про заробітну плату з 1998 року та страховий стаж із 1 січня 2004 року. Тому відсутність у довідці стажу за 1980−1990-ті роки ще не означає, що людина його втратила.

Для отримання довідки потрібно відкрити розділ «Комунікації з ПФУ», обрати «Запит на отримання електронних документів» та зазначити тип довідки ОК-5. Послуга безоплатна. Детальну інструкцію оприлюднив Пенсійний фонд.

Якщо паперова трудова книжка залишилася в окупації, варто перевірити, чи не оцифрували її раніше. Для цього на порталі ПФУ потрібно відкрити розділ «Електронна трудова книжка», обрати «Дані ЕТК» та переглянути вкладки «Відцифрована ЕТК» і «Скан-копії трудової книжки».

Там можуть зберігатися записи навіть про роботу до 2004 року, якщо працівник або роботодавець раніше подав відповідні документи. Як перевірити оцифровану трудову книжку, пояснює ПФУ.

А якщо людина працювала після 2004 року, але стажу в реєстрі немає? Причиною можуть бути помилки у звітності, відсутність відомостей про працівника або несплата внесків роботодавцем. У такому випадку варто звернутися до ПФУ із заявою про перевірку відповідного періоду та надати наявні документи про роботу. Якщо роботодавець не сплатив внески, але подав звітність про їх нарахування та має відповідну заборгованість, період може бути зарахований до стажу за умов, визначених Законом № 4851-IX.

Якщо людина працювала до 2004 року, а підприємство зруйноване

Найбільше труднощів може виникнути з підтвердженням роботи у 1980-х, 1990-х або на початку 2000-х років.

Наприклад, людина 15 років пропрацювала на металургійному підприємстві в Маріуполі. Під час повномасштабного вторгнення завод зруйнували, трудова книжка залишилася в окупації, а кадрові документи отримати неможливо.

У державному реєстрі відомостей про ці роки може не бути. Проте відповідно до постанови Кабміну № 637 стаж можна підтвердити іншими документами.

Зокрема, це можуть бути довідки з підприємств або архівів, виписки з наказів про прийняття на роботу чи звільнення, особові рахунки, відомості про зарплату, трудові договори, профспілкові квитки з відповідними відмітками, банківські документи та інші підтвердження роботи.

Тому переселенцям варто перевірити всі документи, які вдалося вивезти. Іноді потрібні відомості зберігаються серед старих довідок, наказів або документів про зарплату.

Якщо підприємство ліквідували ще до окупації, можна також з’ясувати, чи передали його кадрові документи до архівної установи або правонаступника.

Архіви знищені: як підтвердити стаж за допомогою колег

Якщо жодного документа не залишилося, законодавство дозволяє за певних умов підтвердити стаж за допомогою свідків.

Відповідно до постанови № 637 стаж можуть встановити за свідченнями щонайменше двох осіб, які знали заявника за спільною роботою. При цьому свідки повинні мати документи, що підтверджують їхню власну роботу за відповідний період.

Важлива зміна 2026 року — Пенсійний фонд має у місячний строк сприяти встановленню відомостей про потенційних свідків за даними реєстру застрахованих осіб та їх опитуванню.

Водночас цей строк не означає гарантованого зарахування стажу чи призначення пенсії протягом місяця.

Як роз’яснює Головне управління ПФУ в Луганській області, для підтвердження стажу за свідченнями потрібно звернутися до будь-якого сервісного центру ПФУ та подати заяву. У ній зазначають період роботи, назву й місцезнаходження підприємства, посаду та відомості про свідків, якщо вони відомі.

Із собою потрібно мати паспорт, реєстраційний номер облікової картки платника податків та наявні документи, які пояснюють неможливість отримати відомості про роботу.

Наприклад, якщо архіви підприємства знищені внаслідок обстрілів, доказами можуть бути офіційні документи про пошкодження або знищення підприємства чи його документації. Вони потрібні не для встановлення кількості відпрацьованих років, а для підтвердження причин відсутності трудових документів.

Якщо таких підтверджень немає, варто все одно звернутися до Пенсійного фонду, описати обставини втрати документів і повідомити, де розташоване підприємство. Фахівці мають визначити, які докази необхідні в конкретній ситуації.

А якщо колишні колеги виїхали в інші міста, за кордон або залишилися в окупації?

Переселенцям не обов’язково збирати всіх свідків в одному сервісному центрі.

Як пояснює Головне управління ПФУ в Донецькій області, якщо колишній колега проживає в іншому регіоні України, його опитує територіальний орган ПФУ за місцем проживання або перебування.

Запрошення свідку надсилають протягом трьох робочих днів із дня звернення заявника, а якщо свідок проживає в іншому регіоні — із дня отримання відповідного запиту органом ПФУ за місцем проживання свідка. Свідок може обрати орган ПФУ, в якому надаватиме показання.

Якщо колишній колега перебуває за кордоном, він може надіслати належним чином оформлену заяву про спільну роботу та завірені копії документів, що підтверджують відповідний період.

Якщо свідок залишився на тимчасово окупованій території, його запрошення для опитування здійснює сам заявник. Такий порядок пояснює Пенсійний фонд у Донецькій області.

Важливо також, щоб показання щонайменше двох людей збігалися щодо періоду роботи. Якщо один колега підтверджує більший період, ніж інший, зарахувати за їхніми показаннями можна лише час, який підтвердили обоє.

За результатами опитування та перевірки документів уповноважений орган ухвалює рішення про підтвердження стажу або відмову.

Як підтвердити пільговий стаж шахтарям і металургам

Для переселенців, які працювали на шахтах, металургійних та інших підприємствах зі шкідливими умовами праці, діють окремі правила. У таких випадках потрібно підтвердити не лише тривалість роботи, а й професію, характер роботи та умови праці, які дають право на пільгову пенсію. Свідчень колишніх колег для підтвердження спеціального стажу недостатньо.

Для цього можуть використовувати уточнювальні довідки підприємств, їхніх правонаступників або відомості державного реєстру застрахованих осіб.

Якщо підприємство ліквідоване без правонаступника або його архіви знищені внаслідок бойових дій, підтвердження пільгового стажу може здійснюватися за спеціальним порядком, визначеним Пенсійним фондом.

Такі питання розглядаються комісіями при головних управліннях ПФУ. Для цього потрібно подати заяву та наявні документи про роботу. Це можуть бути архівні довідки, відомості про зарплату, документи про атестацію робочих місць та інші підтвердження.

Звернутися можна до сервісного центру Пенсійного фонду або через його електронний портал. Послуга безоплатна, а строк розгляду заяви за процедурою підтвердження стажу комісією становить до двох місяців.

Водночас саме по собі знищення підприємства чи відсутність архівів не гарантує зарахування пільгового стажу. Важливо, щоб наявні відомості дозволяли підтвердити роботу в умовах, які давали право на достроковий вихід на пенсію.

Як оформити пенсію та що робити в разі відмови

Відсутність трудової книжки не позбавляє людину права звернутися по призначення пенсії. Подати заяву можна в будь-якому сервісному центрі Пенсійного фонду, незалежно від попереднього місця проживання, або дистанційно через електронний портал ПФУ.

Для онлайн-оформлення потрібно авторизуватися, перейти до розділу «Щодо пенсійного забезпечення», обрати «Заява на призначення пенсії», заповнити анкету та додати електронні копії наявних документів.

Якщо ПФУ відмовляється зараховувати певні періоди роботи, варто отримати письмове рішення із зазначенням причин. Його можна оскаржити в адміністративному порядку — до керівника відповідного органу ПФУ, а в передбачених випадках — до органу вищого рівня — або звернутися до адміністративного суду.

По консультацію переселенці можуть звернутися до державної системи безоплатної правничої допомоги. За наявності передбачених законом підстав фахівці також можуть допомогти з підготовкою документів і представництвом у суді.

Переселенцям, які працювали на підприємствах Донеччини та Луганщини до 2004 року, варто перевірити свій стаж заздалегідь. Адже пошук документів, архівних відомостей або колишніх колег може потребувати часу.

Війна могла знищити підприємство, архів і трудову книжку, але це не означає, що разом із документами зникають десятиліття роботи. Законодавство передбачає інші способи їх підтвердження, а оновлені правила мають допомогти людям захистити право на зароблену пенсію.

ЧИТАЙТЕ ТАКОЖ: Новий закон про переселенців почав діяти з 22 жовтня: що зміниться для ВПО та чому не всі механізми готові